Nebenkostenabrechnung: Was Vermieter wissen und beachten sollten

Einmal im Jahr sind Vermieter verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Welche Nebenkosten Mietern in Rechnung gestellt werden dürfen, geht aus dem zwischen Vermieter und Mieter geschlossenen Mietvertrag hervor, in dem die umlagefähigen Nebenkosten als „sämtliche Betriebskosten“ bezeichnet werden. Was Vermieter in Bezug auf Fristen und den Abrechnungszeitraum wissen sollten, und welche Fehler es beim Nebenkosten abrechnen zu vermeiden gilt – wir haben die wichtigsten Fakten für Sie zusammengefasst.

1. Nebenkosten abrechnen: Kalte und warme Nebenkosten

Der Vermieter kann nur dann Nebenkosten auf den Mieter umlegen, wenn eine entsprechende mietvertragliche Regelung zugrunde liegt. Nicht notwendig ist, dass sämtliche Kosten detailliert aufgezählt werden. Stattdessen sind nach Auffassung des Bundesgerichtshofes mit dem Begriff „Betriebskosten“ die gängigen umlagefähigen Nebenkosten hinreichend benannt (BGH VIII ZR 137/15). Nebenkosten werden in zwei Gruppen unterteilt, in warme und kalte Nebenkosten. Als warme Nebenkosten werden alle Kosten für die Heizung und Warmwasserversorgung bezeichnet, während die übrigen Kostenfaktoren den kalten Nebenkosten zugeordnet werden.

Die Abrechnung kalter Nebenkosten

Im Mietvertrag sollte festgelegt werden, nach welchem Verteiler- oder Umlageschlüssel die Nebenkosten auf die Mieter verteilt werden. Diesbezüglich findet eine Unterteilung nach kalten Nebenkosten statt, die nach vertraglichen oder nach gesetzlichen Vorgaben abgerechnet werden. Enthält der Mietvertrag bezüglich des Umlageschlüssels keine Angaben, gilt die gesetzliche Regelung. Dann werden die kalten Betriebskosten gemäß dem Anteil der jeweiligen Wohnfläche abgerechnet (§ 556a Abs. 1 BGB). Kalte Nebenkosten bestehen aus feststehenden Kosten, die Vermieter als Hauseigentümer in Verbindung mit der Vermietung von Immobilien aufbringen müssen. Bei den meisten Ausgaben handelt es sich um feststehende Kosten, während es sich beim Kaltwasserverbrauch und beim Stromverbrauch für Gemeinschaftseinrichtungen um variable kalte Nebenkosten handelt. Bei den kalten Betriebskosten wird zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen kalten Nebenkosten unterschieden.

Umlagefähige kalte Nebenkosten:

Welche Nebenkosten sich der Vermieter vom Mieter zurückholen darf, ist in der Betriebskostenverordnung gesetzlich festgelegt (§§ 1 bis 2 BetrKV). Zurückholen darf sich der Vermieter die folgenden Posten:

• Grundsteuer
• Sach- und Haftpflichtversicherungen, zum Beispiel anteilige Versicherungsbeiträge für die Gebäudehaftpflichtversicherung
• Kosten für Hausmeisterleistungen
• Gebühren für Kabelfernsehen oder eine Gemeinschaftsantenne
• Strom für die Gemeinschaftseinrichtungen, zum Beispiel Außenanlagen, Treppenhaus, Keller und Tiefgarage
• Kosten für den Waschraumbetrieb
• Aufwendungen für einen Gemeinschaftsaufzug
• Kosten für den Schornsteinfeger
• Straßenreinigung und Müllabfuhr
• Abwassergebühren
• Reinigung der gemeinschaftlich genutzten Flächen
• Pflege von Garten- und Grünanlagen
• Vorbeugende Bekämpfung von Ungeziefer und Ungezieferbeseitigung
  
  

Neben den umlagefähigen kalten Nebenkosten gibt es auch kalte Nebenkosten, die nicht umlagefähig sind. Das bedeutet, dass diese Kosten vom Vermieter zu tragen sind und nicht umlagefähig sind. Welche Kosten Vermieter selbst tragen müssen, ist in § 1 Abs. 2 BetrKV gesetzlich geregelt. Nicht umlagefähig sind insbesondere die Kosten für die Instandhaltung und Instandsetzung sowie für Verwaltungsarbeiten.

Nicht umlagefähige kalte Nebenkosten:

• Kosten für Reparaturen an technischen oder baulichen Anlagen
• Kosten für die Gebäudesicherung
• Für die Administration anfallende Kosten
• Jede Art von Rücklagenaufwand
• Mietausfallversicherung
• Versicherungsbeiträge für eine Rechtsschutzversicherung
• Zinsabschlagsteuer
• Kontoführungsgebühren
• Kreditzinsen
• Gerichtskosten
  
  

Differenzierter müssen die Kosten betrachtet werden, wenn es um die Kosten eines Leerstandes einer Immobilie geht. Ob Vermieter die Leerstandskosten auf Mieter abwälzen dürfen, ist abhängig davon, wie die Nebenkosten abgerechnet werden. Geschieht dies nach Anteil der Wohnfläche, dürfen die Kosten für den Leerstand nicht auf den Mieter abgewälzt werden. Werden die Nebenkosten nach Anzahl der Personen berechnet, herrscht in der Rechtsprechung diesbezüglich Uneinigkeit, sodass die Entscheidung vom jeweiligen Gericht abhängig ist. Ansonsten haben Vermieter die Möglichkeit, sich steuerlich zu entlasten. So können die laufenden Kosten für die Gebäudeversicherung sowie die Grundsteuer als Werbungskosten in der Steuererklärung in Abzug gebracht werden.

Die Abrechnung warmer Nebenkosten

Anderes gilt für die warmen Nebenkosten und für die Heizkosten, die nach dem Gesetz überwiegend verbrauchsabhängig abgerechnet werden müssen. Das heißt, dass ein Vermieter die Heizkosten mindestens zu 50 Prozent und maximal in Höhe von 70 Prozent verbrauchsabhängig abrechnen muss (§7 HeizkostenV). Tut er das nicht, haben Mieter die Möglichkeit, 15 Prozent der abgerechneten Heizkosten in Abzug zu bringen (BGH VIII TR 67/03).

Neben den Kosten für Brennstoff kann der Vermieter weitere Posten im Zusammenhang mit der Heizung mit dem Mieter abrechnen. Das gilt zum Beispiel für die Kosten für den Betrieb, die Wartung und den Strom einer Heizanlage ebenso wie für die jährliche Immissionsmessung und die Kehrgebühren für den Schornsteinfeger. Muss die Heizanlage jedoch repariert werden, dürfen diese Kosten nicht über die Heizkostenabrechnung auf den Mieter abgewälzt werden.

2. Nebenkosten abrechnen: Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist

Nebenkosten müssen einmal im Jahr abgerechnet werden, wobei der Abrechnungszeitraum zwölf Monate umfasst (§ 556 Abs. 3 BGB). Dieser Zeitraum kann sich am Kalenderjahr orientieren, was jedoch nicht zwingend vorgeschrieben ist.
Diesbezüglich müssen Fristen eingehalten werden. Der Mieter muss die Nebenkostenabrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende eines Abrechnungszeitraums erhalten haben (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine Abrechnung über den Zeitraum vom 1. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2019 muss der Mieter spätestens bis zum 31. Dezember 2020 erhalten haben. Versäumt der Vermieter diese Frist, hat er keinen Anspruch auf eine mögliche Nachzahlung von Nebenkosten. Umgekehrt ist der Vermieter zu einer Rückerstattung von zu viel gezahlten Nebenkosten verpflichtet, auch wenn die Abrechnungsfrist bereits abgelaufen ist.

Gerade die Frist birgt für Vermieter Fallstricke. Wer beispielsweise eine Eigentumswohnung vermietet, ist verpflichtet, innerhalb dieser Jahresfrist dem Mieter die Jahresabrechnung vorzulegen. Das hat auch dann Gültigkeit, wenn der Beschluss der Verwaltung beziehungsweise der Wohnungseigentümer über die Jahresendabrechnung in einem Mehrfamilienhaus noch nicht vorliegt.

3. Verjährungsfristen für Vermieter

Neben den Abrechnungsfristen sind die Verjährungsfristen für Vermieter ebenfalls von Bedeutung.

Diese Sachverhalte und Fristen sollten Vermieter kennen:

• Vermieter sind verpflichtet, die Abrechnung für die Nebenkosten innerhalb von zwölf Monaten zu erstellen, nachdem der Abrechnungszeitraum beendet ist. Diese Regelung gilt auch, wenn der Mieter im Laufe der Abrechnungsperiode umzieht, wobei dann eine anteilige Abrechnung der Nebenkosten für die Zeit erfolgt, in der der Mieter die Immobilie tatsächlich bewohnt hat.
• Auch nach einem Umzug der Mieter muss ihnen die Abrechnung innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Frist von einem Jahr zugegangen sein. Versäumt der Vermieter diese Frist, hat er gegenüber den Mietern seinen Anspruch auf Zahlung von noch offenen Nebenkosten verloren. Ist den ehemaligen Mietern die Abrechnung fristgerecht zugestellt worden, müssen sie etwaige offene Forderungen begleichen.
• Macht der Vermieter offene Forderungen aus der Abrechnung nicht innerhalb von drei Jahren geltend, sind diese regelmäßig verjährt (§ 195 BGB). Sie beginnt nach Ablauf des Jahres, in dem der Zahlungsanspruch entstanden ist.
  Ein Beispiel: Hat der Mieter fristgerecht die Jahresabrechnung für das Jahr 2016 am 18. Mai 2017 erhalten, beginnt die Verjährungsfrist am 1. Januar 2018 und endet nach Ablauf von drei Jahren am 31. Dezember 2020. Nach Ablauf dieser Frist hat der Vermieter gegenüber dem Mieter keinen Anspruch mehr, mögliche Nachzahlungen geltend zu machen.
• Die gesetzlich normierte Verjährungsfrist von drei Jahren gilt sowohl für den Vermieter als auch für den Mieter. Das bedeutet, dass beide Vertragsparteien nach Ablauf der Frist keine Forderungen mehr geltend machen können. Das gilt für Nachzahlungen ebenso wie für die Auszahlung von Guthaben.

4. Vermieter aufgepasst: Die häufigsten Fallstricke bei der Nebenkostenabrechnung

Die Abrechnung der Nebenkosten ist häufig Streitgegenstand zwischen Vermietern und Mietern mit der Folge einer gerichtlichen Klärung. Tatsächlich gibt es zahlreiche Fallstricke, die Vermieter kennen und vermeiden sollten.

Fallstrick Nr. 1: Vom Mietvertrag abweichende Regelungen

Aus dem Mietvertrag geht hervor, ob die Betriebskosten in einer Pauschalmiete abgerechnet werden oder ob der Mieter sie in Form einer Vorauszahlung leistet, deren Höhe jeweils an die Jahresabrechnung des Vorjahres angepasst wird. Aus dem Mietvertrag geht auch hervor, welche Betriebskosten auf den Mieter übertragen werden. Diesbezüglich ist der Vermieter verpflichtet, dem Mieter auf Anfrage entsprechende Belege als Nachweis vorzulegen.

Fallstrick 2: Wirtschaftlichkeit der Abrechnung

Der Vermieter ist verpflichtet, bei den Betriebskosten auf Wirtschaftlichkeit zu achten (§ 556 BGB). Das bedeutet, dass das Geld der Mieter nicht wahllos ausgegeben werden darf. Stattdessen muss der Vermieter die Preise mehrerer Anbieter vergleichen, um keine unnötigen Kosten zu verursachen. Das gilt für Anbieter von Brennstoffen ebenso wie für Anschaffungen und die Kosten für Reinigungspersonal beziehungsweise die Gartenpflege. Die durchschnittliche Höhe der Nebenkosten pro Quadratmeter kann mithilfe eines Betriebskostenspiegels ermittelt werden.

Fallstrick Nr. 3: Falscher Abrechnungszeitraum

Wichtig ist, dass der Abrechnungszeitraum maximal zwölf Monate beträgt. Es bleibt dem Vermieter überlassen, innerhalb welcher Monate er abrechnet, zum Beispiel von Januar bis Dezember oder von März bis Februar des Folgejahres. In der Abrechnung dürfen jedoch nur die Kosten aufgeführt werden, die innerhalb dieses Zeitraums tatsächlich entstanden sind.

Fallstrick Nr. 4: Verspätete Abrechnung

Der Vermieter ist verpflichtet, dem Mieter die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums zukommen zu lassen. Bis dahin muss sie dem Mieter zugegangen sein. Stellt der Vermieter die Abrechnung am letzten Tag dieser Frist durch persönlichen Einwurf in den Briefkasten zu, kommt es in Bezug auf die fristgerechte Zustellung auf die Uhrzeit an. Sie muss sich in einem Bereich bewegen, in dem der Mieter üblicherweise seine Post erhält.

Fallstrick Nr. 5: Sonstige Betriebskosten

In Mietverträgen findet sich der Punkt „sonstige Betriebskosten“, bei denen es sich um solche handelt, die bislang noch nicht aufgeführt worden sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass Vermieter das Recht haben, beliebige Kosten als „sonstige Betriebskosten“ auf den Mieter umzulegen. Als „sonstige Betriebskosten“ in der Rechtsprechung anerkannt sind unter anderem die Kosten für den Betrieb eines Schwimmbades oder einer Sauna, die Wartung von Blitzableitern oder Feuerlöschern, die Kosten für eine Alarm- oder Videoüberwachungsanlage sowie die Beheizung von Dachrinnen beziehungsweise ihre regelmäßige Reinigung.

Fallstrick Nr. 6: Fehlerhafte Berechnung der Heizkosten

Bei der Abrechnung der Heizkosten kann der Vermieter den Verteilerschlüssel nicht frei wählen. Stattdessen ist er in diesem Punkt an das Gesetz gebunden, wonach mindestens 50 Prozent der Heizkosten nach dem tatsächlichen Verbrauch des jeweiligen Mieters abgerechnet werden müssen. Voraussetzung ist, dass die Immobilie mit geeigneten Messgeräten ausgestattet ist, die eine verbrauchsorientierte Abrechnung der Heizkosten sicherstellen. Sofern sich Vermieter nicht an diese gesetzlichen Vorgaben halten, hat der Mieter das Recht, die Heizkosten um 15 Prozent zu mindern.

5. Fazit

Insgesamt lohnt es sich für Vermieter, die Nebenkostenabrechnung sorgfältig zu erstellen. Das schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern vermeidet auch einen Rechtsstreit, der sich angesichts des niedrigen Streitwertes meist nicht immer lohnt sowie viel Zeit und Nerven kostet. Deshalb ist es besser, sich als Vermieter rechtzeitig beraten zu lassen, um Fehler zu vermeiden. Wer sich bei der Nebenkostenabrechnung unsicher ist, kann außerdem auf speziell von Experten entwickelte Softwarelösungen zurückgreifen. Der digitale Immobilienmanager von objego, zum Beispiel, leitet die Nutzer Schritt für Schritt bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung an, minimiert Fehlerrisiken und ermöglicht eine unkomplizierte Erstellung der wichtigen Dokumente in wenigen Klicks.

Von Vermietsicher-Team | Letzte Aktualisierung: 02. Juni 2020